Risolvere un problema significa affidarsi a un metodo e a strumenti adeguati. Ecco di seguito 5 suggerimenti per affrontare e risolvere i problemi che si presentano..
Definisci il problema da risolvere
Il primo passo è comprendere appieno i dettagli del problema da risolvere. E soprattutto per non confondere il problema con le cause. È necessario quindi guardare in faccia il problema per comprenderne appieno le dimensioni e per raccogliere quante più informazioni possibili che facilitino la ricerca delle cause. A seconda della sua portata è consigliabile coinvolgere collaboratori di diversi reparti per ampliare la prospettiva.
Scrivi il problema nero su bianco
Scrivere ti permette di mettere le cose in prospettiva e stimolare altre parti del tuo cervello. Come gruppo, è meglio usare una lavagna per scrivere il problema. Così, quando si cercano cause e poi soluzioni, non si perde di vista la questione centrale. Rimane al centro delle riflessioni.
Identifica le cause
Ecco un passaggio fondamentale, la ricerca delle cause impattanti. Un punto importante è separare la ricerca dalla selezione. Per prima cosa occorre essere esaustivi elencando tutte le possibili cause che influiscono sul problema. Successivamente il secondo passo sarà più analitico, e mira ad individuare quelli che hanno un peso sufficientemente significativo per essere elaborati. Come sempre, il diavolo è nei dettagli. A prima vista, l’origine del problema può sembrare ovvia. Tuttavia… dobbiamo sempre stare attenti all’ovvio.
- Per la ricerca, non bisognerà trascurare nulla. Ancora una volta, una causa apparentemente innocua può benissimo svolgere un ruolo centrale nel problema da affrontare.
- Per la selezione, valuta e classifica ciascuna opzione. Il diagramma di Ishikawa è uno degli strumenti ideali per questo compito.
Trovare una soluzione
Come nel precedente, questo passaggio è suddiviso in 2 fasi: ricerca e selezione utilizzando strumenti come il brainstorming, e poi utilizzando metodi di supporto alle decisioni, come la matrice decisionale .
La scelta della soluzione tiene conto di vari criteri quali:
- la facilità e velocità di attuazione,
- il costo,
- le competenze da mobilitare,
- i rischi di effetti collaterali.
Alla fine, non sarà necessariamente quello che avrà il maggior impatto a essere scelto . A volte è meglio mantenere una serie di soluzioni secondarie facili e veloci da implementare piuttosto che una singola, che ha sicuramente un forte impatto, ma è ingombrante e costosa da implementare. In alcuni casi, la decisione può essere convalidata da un test. La sperimentazione è sempre un ottimo modo per verificare l’efficacia di una decisione.
Azioni di lancio: implementare la soluzione scelta
Una volta fatta la scelta, è tempo di agire. Tutto inizia fissando obiettivi per garantire l’efficacia delle azioni. Occorre però fare estrema attenzione a tenere conto dei fenomeni di resistenza al cambiamento .
Monitorare l’efficacia della soluzione e la sua attuazione
Prima di passare alle azioni è necessario un monitoraggio preciso attraverso una dashboard . Fare attenzione a non confondere l’efficacia delle azioni rispetto agli obiettivi loro assegnati – e che ne garantiscono la corretta attuazione – con l’efficacia della soluzione nella risoluzione del problema iniziale . Nel primo caso, stai valutando l’implementazione di una soluzione; nel secondo, la rilevanza della sua scelta per risolvere il problema. Ecco alcuni punti da considerare.
- Non affrettare la fase dell’azione a favore della ricerca di una soluzione. Analizzare un problema è un prerequisito essenziale prima di tentare di risolverlo. Infatti, senza un minimo di comprensione, il rischio è quello di mettere una benda su una ferita prima di vederla riaprirsi. Il che equivale a non curare la causa, ma gli effetti, e quindi vedere poi ricomparire il problema.
- Attenzione alle scorciatoie. Agire è positivo, ma ovviamente è meglio svolgere un’azione coerente ed efficace.
- In caso di problemi multipli, concentrati prima sulla risoluzione di quelli più semplici prima di affrontare quelli più complessi. È mentalmente più comodo e motivante iniziare con il più facile. Soprattutto se lavori in squadra. Il gruppo ha bisogno di sentirsi sicuro e un po’ riscaldato prima di affrontare questioni più complicate.
Un consiglio: diversificare i profili (diversi orizzonti, professioni, funzioni, posizione gerarchica, ecc.) che compongono il gruppo di lavoro per mantenere una certa apertura mentale all’interno del gruppo.
